“档案”虽然极少能被当事人看到，但它不仅在工作期间，甚至在退休的时候，也会对公民的生活发生重大影响。北京二中院调研涉养老保险行政诉讼的相关案件后发现，在人生漫长的几十年里，一旦公民档案管理不当，该有的证明材料在档案中遍寻不见，对于养老金的核算、发放，对当事人退休后少则十几年多则几十年的养老金基数，都会产生巨大的影响。
退休时才发现档案里招工表没有了
2017年5月，工作了大半辈子的王向阳从H省某国企系统退休，突然发现人社部门认定的他的工龄有巨大的问题：自己是在1972年参加工作，工龄45年，但退休时核算养老金时，却认定他的工作时间是在上世纪八十年代，差了近10年！
王向阳生于1957年。“我1972年参加工作，1978年全家从四川搬到H省，工作也随着调动过来。现在退休了，人社厅却说我直到八十年代才开始工作，那我快十年的时间里，都干嘛了？”王老先生立即找到人社部门反映情况。
人社厅工作人员查询了王向阳的全部档案信息，听他讲了自身情况，立即给他出主意：既然档案里没有能证明当时参加工作的材料，你就得自己去找相关的证明了。只要拿来的材料符合国家相关政策以及《H省人力资源和社会保障厅关于进一步规范企业职工退休审批工作的通知》的要求，就能把时间调整过来。
王向阳赶紧回家翻找40多年前的老同事、老朋友们的联系方式，多方打电话，去寻求一切可能的帮助。很快，他调到H省之后进入化肥厂的材料逐渐凑齐了，但是之前几年，他在1972年到1978年之间的工作经历，却始终得不到人社厅的认可。2018年3月6日，人社厅正式作出《企业职工退休条件审批表》，认定他参加工作的时间为1978年12月。
“那我之前6年多的时间，就算白干了？”由于无法认可这份认定，王向阳向人社部申请复议，然而人社部经复议后，维持了H省人社厅的认定。
王向阳无法接受这种局面：为了寻找相关证据，他已经尽了自己最大的努力。“一个退休老人，去找40多年前的工资表、找老工友、找各种原始记录，我确实已经没法做得更多了。”他说，这么多年过去，早已物是人非，环境天翻地覆，原来的企业也不知换了多少代人，几经辗转他才终于找到大量的原始文件，并且让老工友帮他写下了证言。北京二中院主审法官陈丹说，从他所提交的证据材料上，完全能想象其间经历了多少艰难。
“我的这些证据，内容真实，合法有效，也都符合国家要求，足够证明我从1972年3月到1978年12月之间的工作情况。”王向阳认为，这期间最大的问题就是他进行了两次跨省调动，想必那部分档案就是在跨省的时候被“跨”没了。按他所述，1972年，他在河南南阳被化工部某厂招工，1975年工作调动到四川泸州，问题很可能就出自这个时期。一来是跨省调动，二来此时正值”文革“期间，很多原有的严谨的管理制度已形同虚设。但是，无论怎么说，档案这东西，老百姓自己从来见不着，特别是在上世纪七十年代，一份档案是真正可以决定一个人的前途，各个单位也都只接受公对公的档案转递。“他们把我的材料丢了，我自己完全不知道，难道现在让我来承担后果？”
特殊时期丢档案 不应由当事人承担损失
被人社部驳回复议的王向阳，依照法律规定中“可以在复议机构所在地提起诉讼”的条款，选择在北京起诉。
一审中，H省人社厅提出了自己的意见。人社厅表示，根据国家和H省的政策明文规定自1996年1月1日实施企业职工养老保险改革，企业职工1995年底前符合国家规定的连续工龄可视同缴费年限。同时按照《社会保险法》，必须“严格按照连续工龄政策执行”。H省也对此作出了规定，要以办理招工（招干）表、入伍政审表、学校分配表等原始资料为依据，经各级劳动、人事、组织部门办理正式招工、录用、调配手续成为正式（固定）职工的才有“符合国家规定的连续工龄”，才能认定视同缴费年限。王向阳现有的档案和后期补充的材料里，都没有他在1972年由化工部在南阳所属企业正式招工的材料。而且从河南省到四川省，他还曾经调动过一次工作，档案中也没有任何证据。“王向阳同事的徒工转正表、部分原始工资表、户口资料、单位开具证明均不是正式招工材料。”但是因为王向阳后来找到了从四川泸州至H省化肥厂的工资介绍信存根，为最大限度维护他的切身利益，才将认定他参加工作时间确定为1978年12月。庭审中，人社部方面也表示，行政复议决定事实清楚、程序合法、法律适用正确，请求驳回由王向阳的诉讼请求。
一审法院审理后，发现人社机构所作出的行政认定虽然符合相关政策，但是确有可商榷之处。法院经审查认为，双方所争议的时间，正值特殊的社会历史时期，在此期间，王向阳曾历经多次工作调动，在这种特殊环境下，各种主客观原因均有可能发生职工人事档案丢失的情况。作为具有退休审批职责的行政机关，应当本着充分尊重客观历史事实及最大限度保护职工利益的原则，对在特殊历史时期发生人事档案丢失的职工的工龄情况进行审慎和积极的认定。 “积极”就是要求有胆识，要充分保障退休职工的最大化权益。
法院认为，王向阳人事档案中有个人自述部分履历材料以及家属履历材料，有40多年来组织形成的各类工资晋级审批表、工资表，他同时又出具了几名同时期工作的同事所作出的证人证言，三家用工单位出具的函件，已经可以形成完整的证据链，指向一个相对明确、客观的事实，即由王向阳自1972年进入原化工部位于南阳的某厂工作，于1975年10月调入原四川泸州，再于1978年12月调入原H省化肥厂直至办理退休。在案证据更是显示，他在调往H省时，原厂出具的《职工离厂通知单存根》《工资介绍信存根》以及《介绍信》等原始资料，足以证实他参加工作的时间早于1978年12月。法院一审支持了王向阳的诉求，责令H省人社厅重新审核认定王向阳的连续工龄；撤销人社部的复议决定。
一审宣判后，H省人社厅向北京二中院提起上诉。法官陈丹对此也表示充分理解。“人社部门掌握的是一个省，乃至国家的养老资金，如果不按照明确的政策，随意突破界限来发放，最后受损失就是全体养老金的缴纳和受保障的人群。”虽然如此，在具体的案件中，法院仍然必须根据证据说话。二中院审理后认为，H省人社厅以缺乏招工、调动等原始资料为由，对王向阳所说的“1972年参加工作”不予认定，但王向阳提交的工资表、个人履历资料、案涉相关工作单位的函件、证明、证人证言等证据能够证明王向阳参加工作时间早于人社厅退休审批中的认定。人社厅未能充分考虑当事人工作时间久远、档案管理条件受限等客观历史因素，未能对王向阳提交的证明材料审慎核查。故对H省人社厅所作认定依法予以撤销。最终，二中院判决驳回上诉，维持一审判决。
整个档案袋全都没了 员工可向原单位索赔
北京二中院陈丹法官说，从现在二中院掌握的案子来看，涉及因丢失档案材料而让公民本人受损失的事儿，主要发生在跨区域人员调动的过程中。“从一个省调到另一个省工作，有的是大型企业在系统内调动，有的是调出了本系统，这个时候出现问题的情况，以前也曾经发生过。”陈丹说，这确实是和单位档案管理的规范程度直接相关，涉及档案的事儿，老百姓应尽的义务本来就十分有限，很难要求老百姓对自己从未见过的档案尽什么义务。“确实有少数情况，是公民在档案转递的过程中，自己拿着档案去找下一个单位，但是按照正常管理方式，也都是封存状态下交接。”她说，个人只有在部分需要主动提交档案材料的时候，才应有所注意。比如某人被单位派往基层单位任职交流，交流期满后应由对方单位开具材料，证明自己在此段时间内的工作地点，然后将这份材料交还给自己的本单位。
确曾出现过员工全部档案全都丢失的情况。“如果整个档案袋全都没了，员工可以向原来的单位索赔，按相关法律法规，原单位的赔偿额差不多在6万元左右。但是如果是丢失部分材料，法院和人社部门就只能协调当事人，与原单位商议解决。”陈丹说，这里最大的困难，就是在相当比例的案件中，“原单位”或破产、或改制，早就不存在了，这就直接导致当事人欲告无门。从这个意义上说，很不幸，公民个人就要为他人的工作不力而承担不应有的损失了。
陈丹法官表示，在审理这类案件时，法官不仅要确保适用法律和政策准确无误，实际上还要尽量尊重行政机关作出的判断。“我国虽然不是判例法国家，但是一个案子也同样很可能会影响到与之类似的其他当事人，从而影响到一大批人。我们每次适用法律和法官的自由裁量权的时候，都得慎之又慎。”她说，国家的退休、养老、保险政策一直在调整中，作为公民个人来讲，虽然很难要求档案保管机构始终不犯错误，但还是可以做到“自身不出问题”。“对于这些政策，我们每一个劳动者，都还是应该有所了解，不要贪图一时的便宜配合用人单位搞一些小动作，比如把应该缴纳到养老账户的钱直接发给个人之类的。一旦在养老问题上出现纰漏，最终公民自身遭受的损失，很可能远大于曾经获得的‘擦边球’收益。”陈丹说。
文中王向阳为化名
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