近日,宁波市人才培训中心(宁波市继续教育院)举办了一场关于《提高职场人士工作效率》的公益讲座,来自全市近300名企事业单位的专业技术人员到现场参加培训。
“在多数上班族的8小时工作时间里,真正有效率的也就2到3小时。”此次讲座讲师、渣打银行(中国)有限公司人力资源营运总监叶阿次说,如果上班族总是觉得“瞎忙活”,可以通过积极主动、以始为终、要事第一、双赢思维、知彼知己、统合综效、不断更新7个习惯,来提高工作效率。
重要不紧急的事情先做
上班要做事时,脑子里有时会冒出各种理由:现在先做别的事,稍后再做这个。
培训班上,一名来自材料公司的研发助理讲述了自己常遇到的工作经历:我有一次在处理专利申报材料;做到一半,就有上司过来让我做另一项专利资料检索;刚做这个不久,又有其他部门同事很紧急地过来要我去参与VI体系制作,结果忙到下班,最紧要的专利申报材料没完成。
工作被打扰或被一堆琐事纠缠,做事没头绪自然也没有效率。叶阿次建议,如果工作效率因此影响的,可以尝试使用时间管理法。
简单说,可以把事情分为重要又急迫,重要但不紧急,不紧急也不重要,紧急但不重要四个层次。
重要急迫的事情一般是优先处理的,如关乎公司未来发展的事情、影响公司的重大突发事件,但这类事情比较少遇到;
在日常工作中可以把重要但不紧急的事情放在第一位置做,如研发助理可以第一时间处理专利材料申报,或者一些计划性事情,预防措施性事情;
处理完重要但不紧急的事情后,可以处理不紧急也不重要的事情。这类事情就是需要完成,但暂时可以高兴做就做,不高兴就不去想;
最后,才是一些紧急但不重要的事情。这一序列事情通常是看上去很紧急,但不重要,可以放在最后处理。
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